Polityka informacyjna

§ 1

1. Dokument „Polityka informacyjna Towarzystwa Ubezpieczeń Wzajemnych „TUW”” (dalej: TUW „TUW” lub Towarzystwo) jest zbiorem określającym zasady:

• komunikacji TUW „TUW” z interesariuszami,
• upowszechniania informacji dotyczących Towarzystwa.

2. Towarzystwo prowadzi przejrzystą politykę informacyjną zgodnie z wewnętrznymi regulacjami oraz wytycznymi wskazanymi przez Komisję Nadzoru Finansowego w „Zasadach Ładu Korporacyjnego dla instytucji nadzorowanych”, a także przepisami ustawy z dnia 11 września 2025 roku o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej oraz przepisami ustawy z dnia 15 grudnia 2017 roku o dystrybucji ubezpieczeń.

3. Niniejsza „Polityka informacyjna TUW „TUW”” obowiązuje pracowników Towarzystwa oraz osoby współpracujące z Towarzystwem np. na podstawie umów cywilnoprawnych, a także pośredników ubezpieczeniowych.

§ 2

Celem polityki informacyjnej jest:

•  kształtowanie profesjonalnego wizerunku Towarzystwa na rynku ubezpieczeniowym,
• poprawa efektywności procesu przekazywania informacji zarówno wewnętrznie, jak i na zewnątrz Towarzystwa,
• budowanie właściwych relacji i utrzymywanie wysokich standardów komunikacji, w szczególności poprzez ułatwianie dostępu do informacji interesariuszom, a zwłaszcza Członkom Towarzystwa, Klientom, partnerom biznesowym, organom nadzoru i innymi podmiotom rynku finansowego,
• kształtowanie pozytywnego wizerunku w mediach.

§ 3

1. Klient/Członek i potencjalny członek TUW „TUW” informowany jest o wszystkich czynnikach, które mają wpływ na podjęcie decyzji o zawarciu umowy ubezpieczenia, umowy gwarancji ubezpieczeniowej oraz prawach i obowiązkach wynikających z członkostwa w Towarzystwie. Członek i potencjalny członek Towarzystwa otrzymują obiektywne informacje o produkcie ubezpieczeniowym w zakresie określonym w ustawie o dystrybucji ubezpieczeń w celu podjęcia świadomej decyzji o zawarciu umowy lub przystąpieniu do niej w przypadku umów ubezpieczenia zawieranych na rzecz osób trzecich.

2. Przed zawarciem umowy ubezpieczenia Członkowi/Klientowi Towarzystwa doręczane są obowiązujące w dniu zawarcia umowy ogólne warunki umowy, informacje o produkcie ubezpieczeniowym oraz „Informacja dotycząca procedury składania i rozpatrywania reklamacji”.

3. Klient zapoznaje się z treścią ogólnych warunków umowy przed zawarciem umowy ubezpieczenia, co potwierdza własnoręcznym podpisem i na tej podstawie wnosi o zawarcie umowy ubezpieczenia lub gwarancji ubezpieczeniowej, a potwierdza drogą elektroniczną w przypadku zawierania umów na odległość zgodnie z „Regulaminem świadczenia usług drogą elektroniczną i zawierania umów ubezpieczenia na odległość przez Towarzystwo Ubezpieczeń Wzajemnych „TUW””.

§ 4

1. Informacje przekazywane przez TUW „TUW” są:

• rzetelne – precyzyjne i zgodne ze stanem faktycznym,
• wiarygodne – zgodne z innymi przekazami Towarzystwa,
• wysokiej jakości – przygotowywane z najwyższą starannością, zgodnie z obowiązującymi w TUW „TUW” standardami,
• aktualne – bieżące.

2. Towarzystwo dokłada wszelkich starań, aby dostęp do informacji uwzględniał potrzeby interesariuszy, był równy dla wszystkich zainteresowanych oraz był realizowany zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

3. Szczególnie istotne dla Towarzystwa jest umożliwienie Klientom/Członkom Towarzystwa pozyskania wymaganych informacji o dystrybutorze oraz pełnej informacji o produktach, w sposób pozwalający na podjęcie świadomej decyzji zgodnie z indywidualnymi wymaganiami i potrzebami określonymi przed zawarciem umowy i znajdującymi odzwierciedlenie w Analizie Potrzeb Klienta.

§ 5

Wszelkie przekazywane przez Towarzystwo informacje dotyczące oferowanego produktu są rzetelne, nie wprowadzają w błąd, cechują się poszanowaniem powszechnie obowiązujących przepisów prawa, zasad uczciwego obrotu, a także dobrych obyczajów.

§ 6

1. Głównym miejscem prezentowania informacji na temat TUW „TUW” jest witryna internetowa www.tuw.pl, na której udostępnione są co najmniej: informacje określone w „Procedurze zarządzania stroną internetową i profilami w mediach społecznościowych w Towarzystwie Ubezpieczeń Wzajemnych „TUW””.
2. Informacje na stronie internetowej aktualizowane są na bieżąco.
3. Pozostałe nośniki i środki wykorzystywane przez TUW „TUW” do zamieszczania informacji, to m.in.:

•  biuletyn wewnętrzny,
• newsletter dla agentów,
• materiały reklamowe,
• informacje prasowe,
• e-mail/poczta tradycyjna,
• wiadomości przekazywane przez Panel Agenta,
• komunikaty zawarte w Portalu Agenta,
• prezentacje,
• media społecznościowe.

4. Informacje dla pracowników Towarzystwa, w tym obowiązujące regulacje wewnętrzne oraz zewnętrzne (przepisy prawa, wytyczne/rekomendacje organu nadzoru) umieszczane są na bieżąco w dostępnej dla pracowników aplikacji Lex Baza Dokumentów.

5. Wychodząc naprzeciw interesariuszom, w konkretnych przypadkach, Towarzystwo dobiera środek komunikacji, w zależności od rodzaju informacji oraz jej adresata.

§ 7

Polityka informacyjna określa sposób i tryb składania reklamacji, tj. wystąpień skierowanych do Towarzystwa wyrażających zastrzeżenia dotyczące:

• usług świadczonych przez TUW „TUW”,
• działalności TUW „TUW”.

§ 8

1. W celu właściwego rozpatrzenia zgłoszonej reklamacji niezbędne są informacje umożliwiające jednoznaczną identyfikację sprawy.
2. Składana reklamacja powinna zawierać co najmniej niżej podane informacje:

• imię i nazwisko osoby/ nazwę firmy składającej,
• PESEL/regon,
• adres zamieszkania/siedziby firmy,
• nr polisy, nr szkody lub nr regresu,
• nr telefonu/adres e-mail,
• opis przedmiotu reklamacji.

§ 9

1. Reklamacja może być złożona przez osobę fizyczną, osobę prawną lub spółkę nieposiadającą osobowości prawnej:
2. na piśmie:
a. osobiście w terenowej jednostce Towarzystwa [wykaz tych jednostek jest dostępny na stronie internetowej: www.tuw.pl w zakładce Kontakt] lub agentowi Towarzystwa, lub w Centrali Towarzystwa, ul. Henryka Raabego 13, 02-793 Warszawa, albo
b. wysłana przesyłką pocztową w rozumieniu art. 3 pkt 21 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, albo nadana w placówce podmiotu zajmującego się doręczaniem korespondencji na terenie Unii Europejskiej – na adresy wskazane w lit. a) powyżej, albo
c. wysłana na adres do doręczeń elektronicznych Towarzystwa wpisany do bazy adresów elektronicznych, zgodnie z ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, tj. na adres AE:PL-13946-64818-BTVAU-33, albo,
3. ustnie:
a. telefonicznie na numer telefonu Towarzystwa +48 22 545 39 50, albo
b. osobiście do protokołu podczas wizyty w terenowej jednostce Towarzystwa [wykaz tych jednostek jest dostępny na stronie internetowej: www.tuw.pl w zakładce Kontakt].

4. W przypadku reklamacji składanych przez osobę prawną lub spółkę nieposiadającą osobowości prawnej może być ona ponadto złożona pocztą elektroniczną na adres: reklamacje.osobyprawne@tuw.pl.

§ 10

1. Osoby zajmujące się obsługą reklamacji w TUW „TUW” dokładają wszelkich starań, aby rozpatrzyć reklamację bez zbędnej zwłoki, tak szybko jak to możliwe, w sposób zapewniający rzetelność, prawidłowość i terminowość.
2. Co do zasady TUW „TUW” rozpatruje reklamacje w terminie do 30 dni od dnia jej otrzymania. W sprawach bardziej skomplikowanych termin ten może się wydłużyć do 60 dni – po poinformowaniu składającego o tym, że to sprawa szczególnie skomplikowana.
3. Odpowiedź na reklamację sporządzana jest w postaci papierowej i przesyłana osobie ją składającej listem poleconym a także, na jej wniosek, pocztą elektroniczną. W uzasadnionych przypadkach odpowiedź przesyłana jest przesyłką za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
4. Szczegółowy opis sposobu i trybu składania reklamacji dostępny jest na stronie internetowej, w zakładce „Towarzystwo – sposób i tryb składania reklamacji”.

§ 11

1. Do realizacji polityki informacyjnej wyznaczone są osoby posiadające odpowiednie upoważnienie Zarządu.
2. Biurami wiodącymi w zakresie realizacji polityki informacyjnej są:

• Biuro Spraw Pracowniczych – w zakresie komunikacji z pracownikami TUW „TUW”,
• Biuro Promocji i Organizacji Sprzedaży – w zakresie komunikacji z mediami,
• Biuro Sprzedaży – w zakresie komunikacji z pośrednikami ubezpieczeniowymi oraz klientami/członkami Towarzystwa,
• terenowe jednostki organizacyjne, Biura Ubezpieczeń, Biura Likwidacji Szkód – w zakresie komunikacji z Klientami,
• Biuro Zarządu – w zakresie komunikacji z organem nadzoru.

§ 12

1. „Polityka informacyjna TUW „TUW”” podlega przeglądowi co najmniej raz w roku, zgodnie z zasadami obowiązującymi w Towarzystwie.
2. W przypadku zmian w regulacjach wewnętrznych, wytycznych organu nadzoru lub innych dokumentach mających wpływ na „Politykę informacyjną TUW „TUW””, jest ona niezwłocznie aktualizowana.
3. Niniejsza regulacja została zatwierdzona Uchwałą Zarządu TUW „TUW” Nr 146/25 z dnia 16 kwietnia 2025 roku oraz umieszczona na stronie internetowej Towarzystwa.